A gestão de documentos geralmente é um desafio dentro das organizações. Conforme a empresa cresce, o volume de documentos e informações aumenta, e na maioria das vezes os negócios não estão preparados para gerenciá-los da forma mais eficiente.
Com informações espalhadas entre colaboradores e equipes, os documentos podem ficar ausentes, desatualizados, não ter a segurança necessária e até mesmo comprometidos caso sejam acessados por uma parte não autorizada.
Além disso, uma gestão não eficiente pode causar atrasos em prazos de entrega de documentos, afetar o controle de SLA e desencadear burocracias desnecessárias.
Portanto, quais são as melhores práticas para ter uma gestão de documentos otimizada e evitar contratempos relacionados a documentos? Acompanhe a seguir.
Quais são os efeitos de não praticar a gestão de documentos?
Somente algumas empresas se planejam e investem em uma gestão de documentos eficiente, e há vários efeitos quando essa prática não é realizada no dia a dia.
Por exemplo, os funcionários podem acabar trabalhando com informações ausentes ou incompletas, prejudicando a eficiência e a produtividade. Para indústrias fortemente regulamentadas, documentos não protegidos podem ser um risco de conformidade e, consequentemente, um passivo financeiro.
As empresas que não possuem uma gestão de documentos eficiente têm que lidar com:
1. A segurança, que muitas vezes não é a ideal e pode expor informações importantes a pessoas potencialmente inadequadas.
2. Armazenamento de documentos importantes em laptops que podem ser perdidos, roubados ou danificados a qualquer momento.
3. Falta de organização em fluxos de entrega e controle de documentações importantes para a empresa.
4. Incapacidade de auditoria eficaz para identificar erros ou ineficiências pela falta de registro de quem exatamente visualizou e/ou editou um documento.
5. Falta de estrutura adequada para ter backups que condizem com as necessidades do negócio.
Para que a empresa tenha eficiência na gestão de documentos e evite todos os pontos citados acima, é importante contar principalmente com automatização dessa prática.
Por que investir na automatização da gestão de documentos?
Adotar uma gestão de documentos automatizada tem muitos benefícios, mas principalmente promove maior facilidade para implementação de procedimentos e práticas padrões neste processo.
Além dessa vantagem principal, ela também oferece:
Maior transparência em toda a empresa
Um sistema de gerenciamento de documentos coloca todos os documentos em um só lugar, garantindo que os funcionários trabalhem com o mesmo conjunto de informações.
Compartilhamento de conteúdo com segurança
Os documentos são armazenados em um local seguro, garantindo que eles sejam compartilhados apenas por um tempo limitado e aumentando a transparência ao registrar quem acessou quais documentos e quando.
Promove a colaboração a nível organizacional
Quando os funcionários estão trabalhando juntos em um documento, os sistemas de gerenciamento permitem que eles colaborem em um documento em tempo real.
Proteção de informações confidenciais
Com um sistema de gerenciamento de documentos, os administradores podem conceder ou negar acesso às informações conforme necessário, evitando o acesso indevido.
Maior conformidade
A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos fornece trilhas de auditoria – logs de atividade do sistema, incluindo edições de documentos, tentativas de login e alterações de permissão do usuário. Isso ajuda a mostrar aos auditores que sua organização está seguindo os regulamentos e que as medidas de segurança utilizadas são eficazes.
Acesso seguro e remoto a informações por meio da nuvem
Com as tecnologias de nuvem atuais, os funcionários podem acessar sistemas de gerenciamento de documentos de qualquer lugar. Além disso, muitos sistemas em nuvem fazem backup de conteúdo automaticamente, fornecendo uma base para recuperação rápida em caso de perda eventual ou interrupção em conexão à internet, por exemplo.
Assim, as empresas podem agilizar processos internos e ao mesmo tempo garantir mais um passo em direção a uma maior segurança para seus arquivos e, consequentemente, para a organização como um todo.
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