Realizar a transferência diária de documentos e dados é uma etapa presente no cotidiano da maioria das empresas. Seja internamente ou externamente, transferir arquivos é uma operação que compõe o escopo das organizações e também pode trazer frustrações e riscos comuns quando não realizadas de maneira adequada.
E, para prevenir tais situações desconfortáveis e aliviar as ameaças, um processo de transferência seguro e gerenciado de forma adequada tem papel de extrema importância para sua empresa.
Transferir arquivos não precisa ser uma dor de cabeça para sua equipe. Atualmente, existem diferentes ações e sistemas disponíveis para transformar a troca de informações em uma operação segura.
Entenda a seguir o que é uma transferência gerenciada de arquivos, como ela funciona e como pode prevenir riscos comuns nas operações de trocas de informações. Conheça também a importância da automação deste processo de transferir arquivos e qual tipo de software utilizar na sua empresa.
O que é transferência gerenciada de arquivos (MFT)?
Para começar a entender como funciona a transferência gerenciada de arquivos, é preciso saber o que consiste essa operação de troca de informações.
A transferência gerenciada de arquivos, conhecida como MFT, é uma solução para otimizar os processos de transferência de arquivos além de proteger os dados e documentos que participam do processo.
Com o suporte de diversos protocolos de transferência de arquivos e recursos de automação, é possível economizar tempo, ter mais segurança durante as transferências e ter uma operação mais eficiente.
Com a transferência gerenciada de arquivos, as empresas podem compartilhar dados e documentos por meios eletrônicos entre sistemas de forma mais segura. Isso, porque as trocas, internas e externas, são realizadas com conformidade regulamentar, adoção de tecnologias transformacionais, com visibilidade operacional e segurança de dados.
Como funciona a transferência gerenciada de arquivos?
Uma transferência gerenciada de arquivos começa com a adesão de um software ou serviço com essa solução. Essas ferramentas combinam políticas e protocolos de criptografia que garantem a segurança dos dados e documentos em trânsito.
Além disso, uma solução MFT é capaz de permitir que políticas de segurança e limitações do acesso pelos usuários venham a reforçar a proteção dos dados armazenados. Dessa forma, há alguns pontos importantes para se atentar ao aderir a transferência gerenciada de arquivos na sua empresa:
- Primeiro passo é conhecer a sua rede: entender as necessidades de transferências e escolher uma que possibilite todas as ações de forma protegida. Para isso, a equipe de TI pode monitorar as operações realizadas e, em conformidade, identificar as atividades para a escolha de uma solução que possibilite visibilidade e governança;
- Apostar em criptografia é essencial: uma transferência, além de gerenciada, deve ser segura. Para isso, é natural a escolha de uma solução que envolva a criptografia de dados para a proteção das informações em seu trânsito;
- Autenticação para acessos: com uma transferência gerenciada de arquivos, vem a possibilidade de autenticação dos usuários capazes de entrar em contato com as informações e também limites e permissões para a troca de dados.
Quais são os possíveis riscos ao transferir arquivos?
Pensando em transferir arquivos, três pontos básicos podem aumentar riscos para a operação, que são a interação com o usuário, segurança dessa interação e a complexidade da ação a ser realizada.
Algumas empresas permitem que os colaboradores realizem transferências de arquivos oriundas dos desktops por meio de ferramentas padrões do computador. Por necessitarem de controle manual, a possibilidade de erros aumenta exponencialmente.
Para algumas trocas de dados, podem ser necessárias etapas mais detalhadas de interação com diferentes servidores, exigindo conhecimento dos protocolos. O que torna a complexidade da operação um risco iminente.
Exposição a ataques cibernéticos
Muitas empresas transferiram a funcionalidade de troca de arquivos para acesso em computadores pessoais. A mudança para essas funções de transferência de arquivos traz vulnerabilidade para dados confidenciais.
Isso, porque no caso de computadores fora do servidor de uma empresa, a chance de menor cobertura e proteção de dados é recorrente. Os ataques cibernéticos se mostram uma ameaça constante para empresas e suas informações confidenciais.
Para garantir a segurança nesses casos, o suporte do TI é imprescindível, o que gera custos e pode apresentar empecilhos. A equipe deve inserir assim, etapas de segurança para que seja acompanhado a transferência das informações vitais da empresa e que essas sejam limpas adequadamente do disco rígido após o processo.
Além desse ponto, é essencial a utilização de sistemas de antivírus e proteção de invasões para que as informações não sejam invadidas.
Possibilidade de exposição de credenciais do usuário
A melhor solução para evitar a exposição é optar por um ambiente gerenciado que controla e centraliza o acesso, fornecendo a criptografia e tornando todas as etapas mais otimizadas.
Mas a possibilidade de exposição de acessos de usuário também é uma ameaça comum às empresas durante as transferências de arquivos. O roubo de logins e senhas de acesso é uma das práticas mais costumeiras de cibercriminosos.
Elas podem ser realizadas por meio das mais variadas técnicas, dentre elas: força bruta (software que testa combinações de senhas) e malwares, que capturam senhas em computadores desprotegidos.
Por isso, reforça-se a importância de trazer cibersegurança para as operações das empresas. Com a proteção de endpoints e transações online realizadas de forma segura, as transferências de arquivos não se tornam um problema para as organizações.
Riscos de transferências não autorizada
O gerenciamento do processo de transferir arquivos gera mais segurança, pois se aplica a autorização para a realização de operações. Isso significa que os riscos de transferências se reduzem ao momento que as transferências passam por um crivo de autorização.
Uma transferência não autorizada pode colocar informações sensíveis em contato com servidores e redes instáveis e vulneráveis. Dessa forma, ciberataques podem vir a acontecer, como também invasões maiores que comprometem tanto o receptor, como o emissor da transação realizada.
Qual é a melhor forma de transferir arquivos na empresa?
A utilização de servidores populares para transferências e armazenamento de arquivos pode não ser a opção mais adequada para um ambiente corporativo. Isso, porque alguns protocolos colocam em risco a segurança das informações e podem não comportar tamanho de documentos, por exemplo.
Ter uma estrutura que compreende as demandas das empresas é essencial para um bom funcionamento das operações internas e compartilhamento externo de forma protegida. Transferir arquivos de maneira segura deve sempre ser um objetivo para as empresas.
Por isso, escolher uma solução gerenciada se torna a melhor opção para este controle de operações, autenticações de acessos, segurança por criptografia e encaminhamento dos documentos sem maiores complicações.
Cuidados para adequação à LGPD
Nos últimos meses, entrou em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Com isso, diversos setores e serviços foram diretamente impactados considerando o assunto transferência de dados.
Com a implementação da lei, tornou-se essencial o controle total sobre todas as transferências de arquivos. Isso, porque a exposição de qualquer tipo de informação confidencial pode transformar o futuro de uma empresa.
Além de multas e penalizações, uma organização que infringir as novas diretrizes de proteção de dados pode ter suas operações bloqueadas até a resolução do caso. Desta forma, é necessário a utilização de rígidos protocolos que preservem todas as informações e gerenciem de maneira eficiente o destino de cada dado a ser transferido.
Para operar de forma mais segura e de acordo com as normas da LGPD:
- Tenha visibilidade do processo de transferência por completo;
- Escolha um sistema com interface amigável e segura;
- Opte por soluções gerenciadas de transferência;
- Proteja suas transferências da internet pública.
Como proteger os dados na transferência de arquivos confidenciais?
Considerando a importância da proteção de dados confidenciais de uma empresa, é essencial que se aplique medidas de segurança ao transferir arquivos e outros dados, preservando assim, as informações concedidas.
Quanto mais importante forem os arquivos, mais cuidados precisam ser tomados desde a coleta, passando por armazenamento, seguindo para o disparo, até a transferência, que compreende todo o caminho percorrido para chegar ao remetente.
Por isso, a criptografia é essencial para qualquer transferência confidencial. E é uma opção segura para qualquer transmissão de informação que venha a ser feita.
Nos casos de confidencialidade, já estão disponíveis métodos mais sofisticados de criptografia que assumem papel de codificador avançado para as informações. Nessas situações, o mais aconselhável é a utilização de um banco de dados descentralizado com criptografia.
Seguir todas as normas da LGPD e trazer políticas de privacidade elaboradas também auxiliam para a proteção de dados nas transferências. O acesso autenticado a cada operação é recomendado para evitar que pessoas entrem em contato com tais documentos sem autorização.
E, não menos importante, transferir arquivos por sistemas desatualizados também pode causar problemas de segurança. Assim, é essencial que serviços e softwares estejam sempre atualizados conforme a indicação dos fornecedores para evitar riscos.
Qual é a importância de usar um software para transferência de arquivos?
Uma empresa que utiliza um software para transferência de arquivos conquista mais proteção e agilidade na operação. Uma organização precisa de uma estratégia de transferência que atenda os requisitos gerais de segurança, facilidade de uso e abrangência. Levando isso em consideração, o sistema deve centralizar e gerenciar as trocas de informações.
E é isso que soluções de transferência gerenciada de arquivos proporcionam. Essa abordagem centralizada possibilita acessar funções de criptografia por meio de uma estrutura controlada. Ela é capaz de permitir o controle do servidor e do usuário, organizar as configurações e permitir a implementação de recursos de gerenciamento.
A transferência de arquivos deve ser realizada da maneira menos burocrática para o usuário final. Dessa forma, é importante se atentar à automação e interface de fácil compreensão. Ao centralizar as funções de transferências de arquivos, pode-se fornecer um padrão de usabilidade, automatizando as trocas de dados de maneira produtiva e segura.
O software entra no processo de transferência de arquivos como um facilitador. Ele é capaz de reduzir os riscos que comumente podem acontecer com a transferência menos segura e por métodos manuais. Nesse caso, a utilização de uma solução gerenciada proporciona a automação das operações, o que garante ainda mais segurança para o processo.
Transferir arquivos de forma segura
Dentro de uma empresa, a transferência de arquivos ganha ainda mais importância, considerando o armazenamento de informações sensíveis e confidenciais. Visto isso, a pesquisa de como a sua instituição utiliza a transferência de arquivos é a primeira etapa a ser analisada.
Questões comuns, como o tipo de dados transferidos, localização dos aplicativos, a distribuição de funções para computadores pessoais e os scripts usados devem ser levados em consideração. Isso para poder escolher a melhor maneira para realizar essa transmissão.
Por meio desses questionamentos, é possível mapear os riscos e compreender a dimensão dos problemas de segurança e gerenciamento enfrentados. Esse levantamento possibilita a identificação de como a empresa deve gerenciar e proteger a transferência de dados. E, assim, realizar a escolha da melhor solução.
Pensando no funcionamento empresarial, a escolha de uma solução para transferências gerenciadas é a mais adequada. Pois, com ela, há mais segurança em todo o caminho que se percorre desde o remetente, até o destinatário, devido à criptografia utilizada.
A atualização da tecnologia de criptografia é a maneira mais eficiente de proteger as suas transmissões de dados. Tudo que passar por esse protocolo seguro estará protegido, para a segurança da empresa. Existem protocolos populares que variam por sua forma de autenticação. A escolha deve ser realizada junto com a equipe de TI e observando as dores da organização.
Concordância com LGPD
Ao implementar uma solução de transferência gerenciada de arquivos, outra vantagem da empresa é a adequação às normas da Lei Geral de Proteção de Dados.
Os cuidados que são necessários para estar em concordância com a LGPD ao transferir arquivos ganha uma curadoria automática com a contratação de um software. Assim, há auditoria e segurança para lidar com os arquivos da empresa e informações dos clientes de acordo com as normas vigentes.
Menor tempo de implementação
Ao implementar um software na empresa, uma das vantagens é que não existe a necessidade de provisionar um próprio servidor. Dessa forma, o desempenho começa com a instalação, imediatamente.
Economiza-se horas de configurações e implantação de protocolos relacionados diretamente aos dispositivos conectados à rede. Com isso, a equipe de TI também é beneficiada com a menor complexidade da solução. Otimizando o tempo do time, reservando mais tempo para monitoramento e operações mais pontuais.
Escalabilidade e flexibilidade
O uso de software para as transferências de arquivos proporciona a escalabilidade e flexibilidade de operações. Isso, porque com uma solução gerenciada, é possível acrescentar capacidade adicional à demanda ou reduzir.
Softwares ainda mais avançados não limitam as transferências, tornando o processo ainda mais flexível.
Visibilidade operacional
Otimizar os processos com um sistema automatizado de roteamento e transferência de arquivos é algo que a solução gerenciada também proporciona. Além disso, é possível ter uma visibilidade operacional maior de todo o processo.
Considerando isso, o monitoramento das transferências entrega uma vantagem para as empresas, além do próprio gerenciamento, a garantia das entregas dentro do SLA proposto e a confirmação de que a operação foi executada corretamente.
Como fazer a transferência de arquivos?
A transferência de arquivos é realizada pela grande maioria das empresas e organizações diariamente. Essa troca de dados críticos influencia processos importantes dentro das organizações, como a condução dos negócios, dados de clientes e informações financeiras.
E ainda é comum utilizar o padrão para transferências FTP para essas operações. O protocolo teve sua primeira aparição na década de 70 e não houve muitas variações ao longo dos últimos anos. Isso propicia riscos de segurança e gerenciamento com o uso predominante do protocolo FTP com práticas inadequadas.
Quando se trata de ambientes corporativos, a utilização da MFT é a mais indicada. Visto que a falta de segurança e de conhecimento podem causar consequências críticas para uma empresa.
Com o uso de transferências gerenciadas de arquivos, é possível criptografar as informações para mais segurança e monitorá-las, de forma a visualizar todas as etapas do processo. Conheça todos os passos para a construção de uma transferência de arquivos segura.
Escolha de um software
Para gerenciar as transferências, a escolha de um software avançado que atenda às necessidades da empresa é o primeiro passo a ser realizado. Com ele, a transmissão de dados se torna automatizada, otimizando o processo.
Um software, aliado a protocolos de transferências, é capaz de gerar uma codificação das informações e mantê-las mais seguras até chegar ao seu destino. Além disso, também é capaz de realizar rastreamento de arquivos, confirmação de entrega e adequações às normas de proteção de dados.
Organização e transferência
Ao se escolher um software, como dito anteriormente, é possível realizar a automação de operações. Dessa forma, é importante trazer aos colaboradores um ensinamento de como o serviço deve operar e também torná-lo acessível aos que precisam, evitando que sejam usadas outras ferramentas para transferir arquivos de forma não segura.
A partir do momento da implantação de uma solução gerenciada, as transferências passam a ser mais ágeis e monitoradas. Então, ao sair do remetente, é viável a visualização da transmissão de dados, cumprimento do SLA e confirmação de entrega.
Qual solução usar para uma transferência segura de arquivos?
A escolha de uma solução para transferência gerenciada de arquivos segura é um passo importante para uma empresa. Sua aplicação dentro da operação interna minimiza pontos de riscos do processo, como erros humanos e fraudes, falta de segurança na transmissão de dados e perda de tempo para as transferências, com a automatização delas.
Por isso, um software ao ser implementado deve conter características básicas, visando a segurança, com criptografia e conformidade com as normas da LGPD, a otimização da operação, com automação e visibilidade completa das transferências, e um suporte especializado para garantir o esclarecimento da equipe envolvida.
STCP da Riversoft
O STCP (Secure Transfer Control Program) da Riversoft foi desenvolvido como uma solução para empresas que precisam transferir arquivos e integrar informações entre diferentes sistemas diariamente. Realizando o processo com segurança em todas as etapas em um sistema de uso prático para quem não quer perder tempo ou dados.
Mais que um sistema de transferências de arquivos, uma solução flexível. Disponível por meio da nuvem, oferece um ambiente híbrido, para simplificar, proteger e auditar suas transmissões de dados dos negócios, sejam internas ou externas.
A Riversoft pensou nos departamentos de TI das empresas e criou um software que vai além das transferências, abrangendo a maior gama de arquivos a serem transmitidos e os conectando a uma diversidade de sistemas com segurança.
Vantagens da utilização do STCP
A solução com alto nível de segurança através de criptografia, conformidade com a LGPD, integração com outros sistemas e total controle dos seus arquivos.
- Servidor para envio de arquivos: automatizando todo o processo de transferência segura de dados, utilizando múltiplos protocolos abertos para mais liberdade de integração;
- Envio de todos os tipos de arquivos: permitindo a transferência de documentos de qualquer tamanho, suportado pelo protocolo de comunicação escolhido;
- Transferência ilimitada sem cobranças extras e recuperação automática de transferência de arquivos interrompida;
- Criptografia e assinatura digital: possibilitando a assinatura e criptografia de arquivos antes e após a transferência, como uma camada extra de segurança;
- Gestão e auditoria: acompanhamento de transações, históricos e gestão dos servidores;
- Segurança em todos os momentos, adequação às normas da LGPD e rastreabilidade dos arquivos;
- Controle de SLA: permitindo a confirmação de transferências executadas corretamente, garantindo entregas de SLA;
- Cópia e renomeio: operações de acordo com suas regras de negócio;
- Conexão sem intermediários e suporte personalizado e sempre disponível para as empresas.
Com diferentes soluções de STCP, é possível fazer a transferência de arquivos entre unidades ou empresa/cliente com total segurança, rastreabilidade e sem pagar a mais por isso.
Os diferentes tipos de soluções que uma empresa pode precisar, tendo o pagamento simplificado, com licenciamento flexível, diferentes planos de suporte, manutenção, instalação e treinamento incluso.
Transferir arquivos se torna mais fácil com um software de gerenciamento das transmissões de dados realizadas pela empresa. É um passo importante para a consolidação da segurança e normalização de leis no processo interno de uma organização.
Responsabilidade, proteção de informações e otimização de operações com uma transferência gerenciada de arquivos. Conheça a melhor solução para as transferências de arquivos da sua empresa e automatize seus processos.
