A digitalização de processos de negócio e a modernização do ambiente corporativo é uma realidade para a grande maioria das empresas. Organizações utilizam diferentes sistemas e ferramentas para tornar digital aquilo que por muitos anos foi realizado manualmente.
Assim, a tecnologia ganha espaço nas empresas em prol da segurança e agilidade do ambiente. E um dos processos que sofreram mudanças com a evolução tecnológica foi a assinatura de documentos. Atualmente, a assinatura digital é um instrumento essencial para agilizar processos.
Ela é considerada uma das mais importantes transformações promovidas pela tecnologia para a formalização de acordos. Entenda a seguir o que é a assinatura digital e como assinar documentos administrativos digitalmente pode otimizar as operações corporativas.
O que é assinatura digital?
Como o próprio nome diz, a assinatura digital é a validação jurídica de documentos de maneira eletrônica. O processo é realizado por meio de tecnologia de criptografia capaz de vincular uma certificação digital ao documento que tem a assinatura.
Empresas vêm adotando o processo para eliminar o recolhimento de assinaturas manualmente e tudo que envolve o reconhecimento de validade jurídica. Com a adoção de uma ferramenta para assinatura digital é possível reduzir custos corporativos e tornar o processo mais simples, ágil e seguro.
A utilização dessa validação de documentos pode acontecer em diversos tipos de materiais corporativos, como contratos, certificados, petições, e-mails, laudos, mandatos e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas. Lembrando que a assinatura digital possui validade legal, garantida pela MP nº 2.200-2/2001.
Assinatura digital no Brasil
Essa tecnologia surgiu em meados dos anos 70 e 80, mas, no Brasil, só passou a existir oficialmente em 2001, com a criação da MP nº 2.200-2. E depois de alguns anos, em 2020, o Governo Federal publicou a Lei nº 14.063 que, mesmo sendo relacionada a entidades públicas, promove alterações na MP.
De maneira geral, com a publicação de tais artigos relacionados à assinatura digital, documentos com essa tecnologia apresentam a mesma validade jurídica que uma assinatura de próprio punho. Para isso, é preciso apenas que o certificado digital seja emitido pela ICP-Brasil.
As assinaturas digitais que contam com o certificado digital emitido pela ICP-Brasil tem como características a integridade, invalidando certificado quando feita alterações após assinatura, autenticidade, sendo o autor da assinatura o único responsável por sua aplicação nela, e irretratabilidade, não havendo formas de negar autenticidade depois de assinatura.
Principais erros e fraudes na assinatura de documentos
A assinatura digital de documentos minimiza significativamente alguns problemas comuns em processos de assinatura tradicional. Os principais deles são:
- Fraude na assinatura: por ser manuscrita, a assinatura tradicional pode ser adulterada mais facilmente, já que não há uma maneira 100% segura e acessível para a checagem de autenticidade documental;
- Extravio: documentos podem ser extraviados durante o transporte para signatários e arquivamento;
- Erros na coleta e encaminhamento: demandas da rotina podem causar dificuldades durante a coleta das assinaturas e há a necessidade de uma logística completa, com contração de serviços, para o encaminhamento de documentos.
A tecnologia vem para facilitar também as operações e trazer mais segurança para os processos de negócio, oferecendo benefícios para o ambiente corporativo.
Vantagens de aderir à assinatura digital
Utilizar a assinatura digital traz diversos benefícios para as empresas. Desde a segurança promovida pela utilização de ferramentas digitais até a otimização do trabalho dos colaboradores. O resultado é diretamente observado na comunicação mais ágil e segura da organização.
Redução de custos
Empresas que fazem a adesão da assinatura digital para os processos, principalmente durante transferências de arquivos, reduzem custos significativamente. Informações divulgadas pelo Portal Conjur, mostram que organizações economizam uma média de 55% a 78% em despesas.
Sustentabilidade
Migrando processos físicos para o digital, há uma redução de papéis utilizados pelas empresas. Assim, essa prática é valorizada pelo mercado em critérios de preservação do meio ambiente.
Agilidade e aumento da produtividade
Ao encurtar o caminho que um documento precisa percorrer para poder ser assinado e encaminhado para as partes interessadas, há mais agilidade no processo. Isso também promove mais produtividade da equipe, já que menos colaboradores precisam ser envolvidos em uma mesma tarefa.
Validação jurídica e segurança
Como já mencionado, a assinatura digital possui validade jurídica. O que proporciona proteção de alterações de conteúdo durante as transferências, garantindo a confidencialidade e integridade das informações presentes nos documentos.
Gestão de dados
A adesão da assinatura digital, em sua maioria, vem acompanhada com softwares e soluções, para que os documentos e informações que receberam a assinatura fiquem centralizados em um ambiente digital. Desta forma, é possível monitorar tais informações.
Transferências de arquivos com assinatura digital
A digitalização dos processos de negócio impulsionou a disponibilização de soluções para os mais diferentes tipos de operação. E a transmissão de documentos entre empresas é uma das quais ganhou softwares para otimização do processo.
A transferência de arquivos está no cotidiano das organizações com alta demanda. Por isso, é importante encontrar os melhores e mais completos softwares para que a empresa esteja amparada e minimize os erros na hora de trocar documentos importantes com parceiros.
A Riversoft desenvolveu uma solução para empresas que realizam envios e recebimentos de arquivos em alta demanda e precisam garantir a segurança e legitimidade de documentos via transferência gerenciada de arquivos.
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