Com a crescente evolução tecnológica como consequência da pandemia da COVID-19, a transferência de arquivos se tornou uma realidade constante no dia a dia corporativo.
Com isso, manter arquivos organizados é uma parte essencial na rotina de qualquer empresa, principalmente quando falamos de arquivos digitais.
É preciso estabelecer políticas de como arquivar documentos na empresa, ter orientações claras e garantir que os colaboradores estejam cientes da melhor maneira de organizar os arquivos.
Qual é a importância da organização de arquivos digitais?
Ter uma boa prática para armazenamento de arquivos ajuda não só na organização da empresa, como a garantir mais camadas de segurança para proteção de dados.
A organização de arquivos digitais também é uma maneira de aumentar a produtividade no cotidiano das empresas e facilita o controle e gestão de dados.
Além disso, para os negócios que trabalham com um grande volume de dados, como soluções de contabilidade, financeiro, advocacia, entre outras, é importante saber como arquivar documentos na empresa.
Assim as empresas podem concentrar seus esforços em atividades mais produtivas, focando em questões mais importantes para o funcionamento do negócio.
Quais são as vantagens do sistema de arquivamento de documentos?
Sem dúvidas, nem todas as empresas dão a devida importância para o arquivamento de documentos. Porém, um sistema específico para essa prática pode trazer benefícios que vão além da organização de documentos, como:
- Centraliza documentos importantes em um só lugar;
- Reduz o retrabalho;
- Diminui atrasos nos projetos;
- Reduz o número e a necessidade de utilizar e-mails;
- Facilita a revisão e aprovação de conteúdos;
- Dá a empresa controle sobre o acesso às informações.
Portanto, é possível entender como um sistema de arquivamento de documentos pode ser benéfico à empresa em um contexto geral.
Como arquivar documentos na empresa?
Há algumas boas práticas recomendadas na hora de arquivar documentos digitais para que a empresa tenha uma melhor gestão dessas informações.
- Crie padrões para nomear os arquivos;
- Monte uma estrutura específica de pastas;
- Controle o acesso aos documentos;
- Garanta o cumprimento de padrões definidos;
- Utilize soluções de armazenamento;
- Considere a nuvem para armazenar arquivos.
Essas práticas facilitam o controle interno de documentos e ajudam a manter uma boa produtividade e organização.
Como fazer a Transferência de documentos arquivados?
Atualmente, já existe no mercado opções diferentes para realizar a transferência de arquivos nas empresas.
A Riversoft, por exemplo, oferece todo o suporte e segurança necessários para realizar a troca de dados de maneira simples, ágil e segura.
Além disso, também tem como benefícios a otimização de tempo e custos, gerenciamento simples e um sistema automatizado de roteamento e transferência de arquivos, e sua empresa ainda garante que está seguindo as normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) com auditoria e segurança.
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