Desde que entrou em vigência, no segundo semestre de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados impacta no cotidiano das empresas, que devem adequar suas operações para respeitar as normas previstas na lei criada em 2018.
Com isso, a gestão documental foi fortemente afetada e a gestão de dados se tornou mais complexa para respeitar a legislação e evitar penalidades para as empresas. Assim, as organizações de diferentes portes e segmentos devem se preparar para tornar os processos mais seguros e em conformidade com a LGPD.
E, para otimizar a operação e o gerenciamento de arquivos de forma a evitar impactos negativos quanto a infrações da lei, há soluções tecnológicas que são capazes de performar melhor quanto às transferências de arquivos, além de proteger a empresa, respeitando a regulamentação estabelecida no país.
Principais aspectos da Lei Geral de Proteção de Dados
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada com o objetivo de trazer mais transparência durante a coleta, tratamento e aplicação de dados individuais dos usuários por empresas, garantindo assim, segurança da informação.
E, para que isso aconteça, a lei prevê que os usuários tenham conhecimento e controle sobre o uso dos seus dados pelas organizações. Podendo autorizar, negar, restringir ou pedir a exclusão dessas informações fornecidas a qualquer momento.
Considerando que a empresa não cumpra essas premissas da lei, que possui diversas seções e artigos, estão previstas punições que podem impactar o funcionamento da organização como um todo e multas em dinheiro. Além de perda de credibilidade no mercado e reconhecimento do público como consequências.
Gerenciamento de arquivos nas empresas
O uso das informações concedidas por usuários está diretamente relacionado ao gerenciamento de arquivos de uma empresa. Isso porque, a forma que os dados são armazenados e transmitidos envolvem arquivos.
Por isso, o gerenciamento de arquivos é uma etapa crucial para a adequação das organizações às normas da LGPD. Com o controle da operação e segurança das informações, a empresa corre menos risco de infringir alguma regulamentação.
Seja o armazenamento de arquivos, transferências de dados ou exclusão de informações, todas as etapas devem estar respeitando a vontade do usuário e a utilização das informações estarem explícitas, com objetivo claro.
Impactos da LGPD para transferências de arquivos
Ao realizar uma transferência de arquivos dentro do cenário da Lei Geral de Proteção de Dados, é preciso se reconhecer e avaliar os dados preservados com vida útil e também os riscos de segurança relacionados a essas informações.
Por isso, a organização deve se atentar ao tempo de retenção dos dados e obter controle total da utilização dos arquivos e acessos a eles. E soluções para a adequação da operação às normas da LGPD podem ajudar a garantir mais segurança e redução de perdas de dados.
Como adaptar transferências de arquivos à LGPD
O ajuste da operação de envios e recebimentos de arquivos das empresas à LGPD é necessário para afastar riscos de penalidades. Por isso, medidas podem ser tomadas para garantir automatização de processos, monitoramento de informações e controle de arquivos e acessos.
Avaliando informações
Um dos primeiros passos a serem tomados quando pensamos em adequação à LGPD é a avaliação das informações de todos os dados presentes na empresa. Realizar um mapeamento e entender todo o processo das informações para que se tenha controle do tratamento dos dados.
Monitorando vida útil dos dados
Todas as informações possuem uma vida útil e depois disso devem ser descartados. Para que a coleta até o descarte esteja dentro das normas da lei, é preciso monitorá-los, garantindo assim que eles terão sua finalidade cumprida.
Informando os usuários
Ao captar as informações dos usuários, é preciso sinalizar exatamente o objetivo da utilização e também pedir autorização para tudo aquilo que envolve os dados individuais concedidos.
Medidas de segurança institucionais
O gerenciamento de arquivos precisa ser incorporado à cultura da organização para que possa ser praticado por todos os departamentos, garantindo sucesso da operação. E, além disso, sua estratégia deve ser estabelecida para que as políticas de segurança e as normas da LGPD sejam respeitadas.
Soluções para otimizar a transferência de arquivos
Para garantir que a troca de dados de forma gerenciada esteja respeitando as normas da Lei Geral de Proteção de Dados, soluções podem ser viáveis para as empresas. Há diferentes opções no mercado e as que garantem o cumprimento da lei tornam-se a mais viáveis para automação de processos e otimização da operação.
Segurança
A segurança da informação é o ponto principal da LGPD. Soluções de gerenciamento de arquivos e transferências de documentos atuam de maneira segura e respeitando as normas. Desta forma, um software pode regular o acesso aos documentos e manter a rigorosidade de utilização das informações.
Redução de perdas de dados
Com a automação de processos, com certeza há também uma redução de erros comuns aos realizados manualmente. Além disso, soluções permitem que haja backup e também recuperação de arquivos caso eles tenham falhas ou erros de sistema, evitando maiores problemas.
A perda de dados é recorrente, principalmente quando realizadas transferências de arquivos inseguras. E a Riversoft vem para solucionar este ponto tão delicado com uma solução de transferência gerenciada de arquivos que garante mais agilidade e segurança por criptografia para as transferências de arquivos, além da integração com as mais variadas plataformas corporativas.
O STCP foi desenvolvido para sanar as dores de empresas que precisam enviar e receber arquivos, muitas vezes documentos sigilosos. Além destes benefícios trazidos para o gerenciamento de arquivos durante as transferências, saiba como ele pode ajudar no compartilhamento de dados e na produtividade da sua empresa.
